Una empresa/entidad es eficiente y eficaz; cuando controla y reduce al máximo los desperdicios. Lo qué sucede durante tu gestión diaria, que se generan diversos desperdicios que impactan en la productividad de la empresa/entidad, lo que implicaría por ejemplo no adquirir nueva maquinaria, nuevo software y reduce la utilidad bruta de la empresa.
Por tanto los desperdicios son todos aquellos recursos no aprovechados para realizar un producto o prestar un servicio, como exceso de plantilla, software no usado, materia prima estancada, etc.
Estos son los 8 desperdicios más comunes en las organizaciones:
1. Sobreproducción Hace referencia a la producción no ajustada a la demanda, incluida la fabricación de artículos que no interesen a los consumidores. Producir más de lo inmediatamente necesario es una práctica bastante habitual almacenando el exceso en stock en espera de que sea demandado.
A veces se hace pensando que es más económico producir grandes bloques y con la mentalidad del ‘por si acaso’ detrás de la mayoría del conjunto de los despilfarros. Sin embargo, se trata de una mala práctica puesto que se destinan recursos y personal de manera innecesaria y que podrían haberse dedicado a tareas más urgentes. La forma de combatirlo sería reducir los tiempos de preparación, sincronizando cantidades y tiempos entre procesos, haciendo sólo lo necesario.
2. Esperas ¿Hay cuellos de botella que impactan en el tiempo de continuidad a la operación?, con esto se refiere a los tiempos muertos, tanto del personal que se mantiene pasivo como de la maquinaria. Suele producirse por una desincronización de las partes de un proceso como podría ser, por ejemplo, tener que esperar a recibir más materia prima para seguir fabricando, la falta de alguna herramienta necesaria o cualquier otra causa que derive en cuellos de botella.
Otro ejemplo sería la tardanza de 5 minutos de uno de los asistentes a una reunión de 8 personas donde el tiempo perdido habría que calcularlo multiplicando esos 5 minutos por 8. Una mala gestión de compras, falta de orden para localizar inmediatamente la herramienta o el material necesario o carencia de formalidad suelen estar detrás de muchas pérdidas de tiempo.
Sincronizar los flujos o la flexibilidad laboral podrían ser algunas formas de combatirlo.
3. No utilización del Talento Humano de las personas (Competencias) La creatividad desaprovechada impacta negativamente en la empresa, ¿de qué forma aprovechan las iniciativas en tu empresa?, estoy segura que tus colaboradores tienen muchas ideas, sólo falta orientarlos.
Se refiere a aprovechar las fortalezas de cada empleado a beneficio de la empresa invitándoles a hacer uso de su creatividad e inteligencia. Algo que parece tan obvio, no ha sido la práctica habitual hasta hace poco, dada la estructuración vertical de las organizaciones.
Como causas del desaprovechamiento puede citarse una política de empresa anticuada, no querer reconocer ese talento para no aumentar la retribución, o escasa cultura innovadora en la corporación.
4. Transporte En empresas de logística se generan largos recorridos para trasladar mercancía, pero de regreso, no hay un protocolo para compensar gastos como Logística inversa.
Desperdiciar dinero en mermas, genera rezago pues se tuvo la oportunidad de invertir o tener la capacidad para enfrentar crisis, en algunos casos no hay un protocolo.
Se entiende que el traslado de materiales, personas o documentos de un sitio a otro no añaden valor alguno a la empresa; además, el transporte cuesta dinero, equipo, combustible o mano de obra por lo que habría que evitarlo, salvo que sea este, precisamente, el valor de la empresa como sería el caso de una compañía de delivery.
Lo lógico dentro de una cualquier empresa/entidad sería hacer un buen diseño y distribuir bien las localizaciones para evitar estos movimientos, además de racionalizar aquellos que no se pueden evitar.
5. Inventario Unidades obsoletas, material que no llega a utilizarse o maquinaría cuyo buen funcionamiento se comprueba fuera del plazo de devolución, son algunas de las consecuencias que conlleva la acumulación innecesaria de piezas o materia prima que se van sumando al inventario de manera aleatoria. Un inventario que sobrepasa lo necesario para cubrir las necesidades de la compañía o del cliente tiene un impacto negativo en la economía de la empresa además de ocupar un espacio valioso.
La solución sería una óptima gestión del stock.
6. Movimientos Que mejor ejemplo que el video siguiente:
La falta de organización en la empresa y supervisión efectiva, implica que se generen movimientos innecesarios, ¡hagamos una labor con menor esfuerzo y mayores resultados!.
Todo el movimiento innecesario de personas o equipamiento que no añadan valor al producto o servicio se considera un despilfarro. Personas subiendo y bajando en el ascensor para conseguir la firma de un responsable, o tener el producto almacenado en una nave anexa en lugar de compartir las mismas instalaciones donde se da el servicio suponen una pérdida de tiempo y puede incrementar los riesgos de dolencias laborales de los empleados.
La causa suele ser la aplicación de métodos de trabajo poco eficientes y una mala automatización de las tareas.
7. Operaciones de mala calidad - Defectos Parece claro que los defectos de producción y los errores de servicio no solo no aportan valor, sino que lo restan. Los defectos siempre es mejor prevenirlos que eliminarlos o corregirlos cuando estamos ya en el mercado. La causa puede ser la falta de la correcta supervisión del proceso, un deficiente control de calidad, baja calidad de los materiales, formación insuficiente de los operarios, fabricación rápida o el mal diseño del producto, entre otros.
La exigencia, en este punto, debe ser máxima a lo largo de toda la cadena a base de prueba y error permanentes.
8. Sobreproceso- Reproceso Volver a detallar un entregable, ya sea producto o proyecto administrativo, implica desgaste, altos costos por correcciones. ¿Son apropiados los procesos que usas en tu empresa/entidad?.
Se originan cuando los procesos no se revisan y no se optimizan, de manera que acabamos haciendo o repitiendo acciones que, de ser analizadas y estar estandarizadas, serían innecesarias. Hay que preguntarse por qué un proceso y una tarea concreta es necesaria y eliminar los que no lo sean.
La clave está en erradicar todo aquello que no afecta a la calidad del producto o servicio.
Referencias:
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