Cada mejora que realizamos en los procesos es una mejora que repercute en todos y cada uno de los aspectos de la empresa/entidad; desde los niveles de rentabilidad hasta la mentalidad de la empresa/entidad.
Los procesos conforman el ADN de nuestro negocio, y mejorarlos de forma continua ha de ser una de nuestras premisas.
Cuando queremos terminar grandes proyectos, lograr metas importantes o hacer cambios significativos a nuestros hábitos, solemos asumir metas grandiosas, como empezar a ir al gimnasio cinco días a la semana o estudiar un nuevo idioma todos los días. Aunque asumir una mentalidad de cambio es positivo, enfrentar todas nuestras metas como si fueran un enorme cambio a nuestra vida puede resultar contraproducente, porque cualquier pequeña falla o desajuste terminará desmotivándonos.
En este punto, podemos hablar del Kaizen; es un movimiento que se originó en Japón como resultado de la necesidad del país de alcanzar el nivel del resto de naciones occidentales para poder competir con ellas. Kaizen es lo opuesto a la conformidad y complacencia.
El método Kaizen es un sistema de gestión que está orientado a la mejora continua de procesos en busca de erradicar todas aquellas ineficiencias que conforman un sistema de producción. El rápido avance tecnológico, la creciente y feroz competencia entre organizaciones o el recortado ciclo de vida de los productos hace inevitable que las empresas de hoy en día se concentren en maximizar la calidad con unos costes de producción bajos, así como un menor tiempo de respuesta ante posibles imprevistos. Y aquí es donde entre en juego el sistema japonés Kaizen, el cual destaca por su sencillez y su clara visión práctica.
Kaizen está formado por las palabras “kai” y “zen” que viene a significar algo así como “cambio a mejor” y derivando en el tema que nos ocupa hoy: la mejora continua de procesos. El Kaizen sobresale del resto de filosofía y sistemas de gestión ya que puede ser aplicable tanto a nivel social como a nivel empresarial o de negocios. En este último caso, el método Kaizen se caracteriza por utilizar una cultura de involucración a nivel global de toda la empresa, desde las altas esferas del consejo de administración hasta el último peón de fábrica.
Las 5 S del método Kaizen
Para que el Kaizen sea efectivo debe entrar en juego un elemento más: las 5 S. El objetivo de las “5 S” es introducir tanto el orden, como la disciplina en el lugar de trabajo y contribuir tanto a la eliminación de derroches dentro del sistema de producción, como a mejorar las labores de mantenimiento de equipos y reducir los accidentes laborales. Es un proceso de “mejora continua que involucra a todos”. Se las llama 5 S; debido a que cada una de ellas inician con la letra S en el idioma japonés; las “5 S” que propongo las llamaremos COLED, por sus iniciales en el idioma español, siendo una manera más práctica de aprender; y son:
CLASIFICACIÓN-Seiri: el primer paso es distinguir entre los elementos necesarios de aquellos que no lo son en un sistema productivo. Entonces esta acción en esencia consiste en: mantener únicamente lo necesario para el proceso, remover todos los elementos que no son necesarios para el trabajo.
Beneficios:
Libera espacio que permite el almacenamiento correcto de las cosas.
El trabajador es más productivo al contar con suficiente espacio para moverse.
Crea un área de trabajo más segura.
Mejora el control visual del proceso.
Ahorro de tiempo al buscar las cosas que ya se ordenaron.
ORGANIZACIÓN-Seiton: hay que listar manera ordenada todos los elementos que nos han quedado tras la clasificación. La organización lleva a organizar los elementos necesarios para reducir el tiempo de búsqueda y esfuerzo. Trata de disponer como corresponde cada cosa para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo.
Para realizar esta acción se debe asignar una ubicación a cada cosa y un nombre que lo identifique.
Beneficios:
Facilita el acceso rápido a los elementos que se requieren para el trabajo.
Mejora la información en lugar de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial.
Mejora de la productividad global.
LIMPIEZA-Seiso: Debemos conocer todas las estrategias y procesos en los que está inmersa la organización y en caso de identificar un error se le tendrá que poner solución.
Beneficios:
Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes.
Se incrementa la vida útil de los equipos.
Mejora el bienestar físico y mental del trabajador.
Se reducen los desperdicios.
La calidad del producto se mejora.
ESTANDARIZACIÓN-Seiketsu: la compañía debe tener a su alcance los recursos necesario para fomentar un buen ambiente y competitividad necesaria en la plantilla. Para ser el mejor se debe contar con las mejores herramientas de trabajo.
Consiste en mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con las primeras 3 S. Las personas deben mantenerse limpias también por medio de su ropa o uniforme y su equipo de seguridad industrial de ser necesario.
Beneficios:
Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo.
Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad.
DISCIPLINA-Shitsuke: promover la idea del Kaizen y fomentar el compromiso con “las cinco S”. Estos cinco puntos no servirán de nada si no hay compromiso.
En el lugar de trabajo se requiere procedimientos, lo que a su vez implica controles y el autocontrol de los mismos.
Beneficios:
Se crea una cultura de sensibilidad, respecto y cuidado de los recursos de la empresa.
El cliente se sentirá más satisfecho debido a que los niveles de calidad serán superiores.
El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada día.
Espero que estos post te hayan sido de provecho para conocer esta herramientas de calidad japonesas.
En el futuro espero seguir compartiendo sobre estas.
Así pues, nos abocamos hacia un modelo basado en la perfección total y en una mejora continua de procesos. Nuestro sistema debe ser mejorado de manera constante, entendiendo el concepto del Kaizen como un medio o camino a seguir, nunca como un objetivo final.
Algunos ejemplos prácticos de la filosofía de producción basada en el método Kaizen lo tienen empresas japonesas como Toyota o Sony que desde los años 80 llevan a cabo un mejoramiento continuo de los estándares productivos en busca de lo llamado como “cero defecto”. Este concepto se marca como objetivo identificar en profundidad a una producción inadecuada hasta conseguir una total ausencia de desperfectos.
Al final se trata de ser persistente en nuestro trabajo con pequeñas píldoras del cambio. Gracias a herramientas de mejora continua que aplican el método Kaizen, salimos de nuestra zona de confort poco a poco para mejorar la calidad de nuestro objetivo. El gran reto o cambio nos puede asustar, pero con la teoría Kaizen, es fácil no temer a un pequeño reto con el que poco perdemos si fallamos.
De esto se trata, de ir incorporando pequeñas dinámicas de manera muy gradual, que fomenten la constancia en nuestros procesos. Por último recuerda que el Kaizen es un proceso de cambio y el cambio por si genera resistencia en cualquier persona por lo cual no puedes esperar resultados en las primeras de cambio.
Referencias:
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